Warning: Undefined array key "title" in /www/wwwroot/vitbantonquoccuong.com/wp-content/plugins/ytfind-shortcode/ytfind-shortcode.php on line 96
Máy fax Brother 2840 là một thiết bị đa năng tích hợp nhiều chức năng cần thiết như in, sao chụp, fax và PC fax, phục vụ đắc lực cho các văn phòng và doanh nghiệp hiện đại. Việc nắm vững cách sử dụng máy fax Brother 2840 không chỉ giúp bạn khai thác tối đa tiềm năng của thiết bị mà còn góp phần vào việc tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo hiệu suất cao và tiết kiệm chi phí vận hành. Hướng dẫn chi tiết này sẽ làm rõ từng bước từ lắp đặt đến vận hành, giúp người dùng tự tin quản lý các tác vụ tài liệu, đảm bảo bảo mật thông tin và hoạt động hiệu quả. Bài viết này là nguồn tài liệu hữu ích cho bất kỳ ai muốn tìm hiểu sâu về cách sử dụng máy fax brother 2840.
Hướng Dẫn Lắp Đặt Máy Fax Brother 2840 Nhanh Chóng và Chính Xác
Lắp đặt đúng kỹ thuật là bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo máy fax Brother 2840 hoạt động ổn định và hiệu quả. Quá trình này không chỉ đòi hỏi sự cẩn thận mà còn cần tuân thủ các hướng dẫn cụ thể từ nhà sản xuất. Việc lắp đặt sai có thể dẫn đến các lỗi vận hành hoặc thậm chí làm hỏng thiết bị, gây gián đoạn công việc và tốn kém chi phí sửa chữa.
Chuẩn Bị Trước Khi Lắp Đặt Máy
Trước khi bắt đầu lắp đặt, bạn cần đảm bảo đã chuẩn bị đầy đủ các vật dụng cần thiết và môi trường làm việc phù hợp. Kiểm tra kỹ lưỡng các thành phần trong hộp là bước quan trọng để xác nhận không có thiếu sót hoặc hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Luôn giữ lại thùng máy và các giấy tờ liên quan để tiện cho việc bảo hành hoặc di chuyển thiết bị sau này. Đối với việc kết nối máy tính, khuyến nghị sử dụng cáp USB 2.0 (loại A / B) có chiều dài không quá 2 mét để đảm bảo tốc độ truyền dữ liệu ổn định và tránh nhiễu tín hiệu. Khi di chuyển máy, hãy luôn nắm chặt tay cầm ở mặt bên từ phía trước để tránh làm rơi hoặc hỏng máy.
Tháo Vật Liệu Đóng Gói Và Lắp Đặt Hộp Mực
Quá trình tháo vật liệu đóng gói đòi hỏi sự tỉ mỉ để không làm hỏng các bộ phận bên trong. Không vội vàng nối dây nguồn AC vào máy trong bước này. Bắt đầu bằng việc loại bỏ tất cả băng dính cố định từ bên ngoài thân máy, sau đó nhẹ nhàng mở nắp phía trước. Lấy gói hút ẩm ra ngoài để bảo vệ các linh kiện điện tử khỏi độ ẩm. Nâng dải nhựa bảo vệ ra khỏi trống mực và kéo giấy để tháo hoàn toàn vật liệu bảo vệ.
Tiếp theo, tháo bộ trống mực và hộp mực ra khỏi máy. Nhẹ nhàng lắc hộp mực từ bên này sang bên kia vài lần để đảm bảo mực được phân bố đều, từ đó giúp bản in có chất lượng tốt nhất. Đặt lại hộp mực và bộ trống mực vào máy theo đúng vị trí, đảm bảo chúng được khớp chặt. Cuối cùng, đóng nắp phía trước của máy lại một cách cẩn thận cho đến khi nghe tiếng “click” xác nhận nắp đã đóng kín.
Gắn Khay Đỡ Đầu Ra Tài Liệu ADF
Khay đỡ đầu ra tài liệu ADF (Automatic Document Feeder) là một bộ phận quan trọng giúp tổ chức các tài liệu đã được xử lý. Để gắn khay này, trước tiên hãy mở khay tài liệu ADF. Sau đó, mở nắp điều khiển bằng cách nâng nó về phía sau. Cẩn thận gắn khay đỡ đầu ra tài liệu ADF vào đúng vị trí và đảm bảo nó được cố định chắc chắn. Cuối cùng, đóng nắp điều khiển lại.
Lắp Đặt Ống Nghe Điện Thoại
Ống nghe điện thoại là một phần không thể thiếu nếu bạn dự định sử dụng chức năng điện thoại của máy fax Brother 2840. Để lắp đặt, hãy kết nối một đầu của dây xoắn ống nghe vào cổng tương ứng trên thân máy. Đầu còn lại của dây sẽ được nối với ống nghe. Đảm bảo kết nối chặt chẽ để tín hiệu âm thanh được truyền tải rõ ràng.
Nạp Giấy Vào Khay Giấy Máy Fax Brother 2840
Việc nạp giấy đúng cách là yếu tố then chốt để tránh tình trạng kẹt giấy và đảm bảo quá trình in ấn, sao chụp, fax diễn ra suôn sẻ. Kéo hẳn khay giấy ra khỏi máy. Trong khi nhấn cần bẩy thanh dẫn hướng giấy màu xanh lá cây, trượt các thanh dẫn hướng giấy sao cho chúng vừa khít với kích thước của loại giấy bạn định nạp. Hãy chắc chắn rằng những con lăn dẫn giấy nằm đúng vị trí trong các khe.
Đối với các loại giấy có kích thước lớn hơn như Legal hoặc Folio, bạn cần bấm nút ở cuối khay giấy và kéo phần sau của khay giấy ra để mở rộng. Sau đó, hãy trải đều ngăn xếp giấy để tránh kẹt giấy và lỗi nạp giấy. Đặt giấy vào khay với mặt được in úp xuống. Đảm bảo rằng các thanh dẫn hướng giấy chạm nhẹ vào các mặt của tập giấy và không nạp quá nhiều giấy vào khay. Cuối cùng, đẩy khay giấy trở lại máy cho đến khi nó được lắp hẳn vào. Mở nắp lật đỡ ra để ngăn giấy không bị trượt khỏi khay đầu ra khi in xong.
Kết Nối Dây Nguồn Và Đường Dây Điện Thoại
Đây là bước cuối cùng trong quá trình lắp đặt vật lý. Luôn nhớ không nối cáp giao diện (ví dụ: USB) vào máy trước khi kết nối dây nguồn. Đầu tiên, hãy nối dây nguồn AC vào cổng điện trên máy. Sau đó, cắm phích cắm vào ổ điện đã được nối đất. Bật công tắc điện của máy.
Tiếp theo, tiến hành nối dây điện thoại. Nối một đầu của dây điện thoại vào ổ cắm trên máy được đánh dấu “LINE” và đầu còn lại vào ổ cắm điện thoại trên tường. Điều quan trọng là máy phải được nối đất bằng cách sử dụng phích cắm nối đất. Việc này bảo vệ bạn khỏi các rủi ro điện tiềm ẩn trên mạng điện thoại. Khi cần di chuyển máy, hãy ngắt kết nối đường dây điện thoại trước, sau đó mới ngắt dây nguồn để đảm bảo an toàn tối đa.
Hướng Dẫn Cài Đặt và Sử Dụng Các Tính Năng Cơ Bản Của Máy Fax Brother 2840
Sau khi hoàn tất quá trình lắp đặt, việc cài đặt các thông số cơ bản sẽ giúp máy fax Brother 2840 hoạt động theo đúng nhu cầu và mong muốn của bạn. Các cài đặt này bao gồm ngày giờ, thông tin công ty, âm lượng, và chế độ tiết kiệm mực, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng.
Cài Đặt Ngày Giờ Cho Máy Fax
Cài đặt ngày giờ chính xác là điều cần thiết để đảm bảo các bản fax được gửi và nhận có dấu thời gian đúng, phục vụ cho việc quản lý và lưu trữ tài liệu. Đầu tiên, nhấn phím “Menu / set”, sau đó nhập “0” và “2”. Màn hình sẽ hiển thị “2. DATE / TIME”. Tiếp theo, bạn nhập hai số cuối của năm hiện tại và nhấn “Menu / set” để xác nhận. Lặp lại tương tự cho tháng và ngày, mỗi lần nhập hai chữ số và nhấn “Menu / set”. Cuối cùng, nhập giờ và phút theo định dạng 24 giờ (ví dụ: 14h30 sẽ nhập là 1430) và nhấn “Menu / set”. Để thoát khỏi chương trình cài đặt, nhấn “Stop / Exit”.
Cài Đặt Thông Tin Công Ty Cho Máy Fax Brother 2840
Thông tin công ty, hay Station ID, sẽ được in ở đầu mỗi bản fax gửi đi, giúp người nhận dễ dàng xác định nguồn gốc của tài liệu. Điều này cũng tăng tính chuyên nghiệp và minh bạch trong giao tiếp kinh doanh. Để cài đặt, nhấn phím “Menu / set”, sau đó nhập “0” và “3”. Màn hình sẽ hiển thị “3. STATION ID”. Nhập số fax của doanh nghiệp hoặc công ty bạn muốn lưu vào và nhấn “Menu / set”.
Tiếp tục nhập số hotline hoặc số điện thoại của doanh nghiệp và nhấn “Menu / set”. Bước quan trọng tiếp theo là cài đặt tên doanh nghiệp. Bạn có thể nhập tên bằng cách sử dụng các ký tự tương ứng trên mỗi phím bấm, tối đa 20 ký tự. Khi đã hoàn tất việc nhập tên, nhấn “Menu / set” để lưu cài đặt. Để thoát khỏi chương trình cài đặt, nhấn “Stop / Exit”.
Cài Đặt Âm Lượng Cho Máy Fax
Việc điều chỉnh âm lượng giúp bạn kiểm soát tiếng chuông và âm bàn phím sao cho phù hợp với môi trường làm việc, tránh gây phiền nhiễu hoặc bỏ lỡ các cuộc gọi quan trọng.
Để cài đặt mức chuông, nhấn “Menu / set”, sau đó nhập “1”, “4”, “1”. Sử dụng nút mũi tên hướng lên hoặc mũi tên hướng xuống để chọn mức chuông phù hợp với nhu cầu của bạn. Sau khi chọn xong, nhấn “Menu / set” để lưu cài đặt và nhấn “Stop / Exit” để thoát.
Âm Bàn Phím
Âm bàn phím có 4 mức để lựa chọn, giúp bạn có phản hồi âm thanh khi nhập liệu. Nhấn “Menu / set”, sau đó nhập “1”, “4”, “2”. Dùng phím mũi tên hướng lên hoặc hướng xuống để chọn mức âm lượng mong muốn. Nhấn “Menu / set” để xác nhận và “Stop / Exit” để thoát khỏi cài đặt.
Âm Lượng Phát Ra Loa (Speaker)
Cài đặt âm lượng loa ảnh hưởng đến cuộc gọi thoại qua máy fax. Nhấn “Menu / set”, sau đó nhập “1”, “4”, “3”. Sử dụng phím mũi tên hướng lên hoặc hướng xuống để chọn mức lớn nhỏ của âm lượng. Nhấn “Menu / set” để lưu cài đặt và “Stop / Exit” để thoát khỏi chương trình cài đặt.
Cài Đặt Chế Độ Tiết Kiệm Mực và Điện Năng
Chế độ tiết kiệm mực là một tính năng hữu ích giúp kéo dài tuổi thọ của hộp mực, giảm chi phí vận hành, đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhu cầu fax thường xuyên. Với cách sử dụng máy fax Brother 2840 ở chế độ này, các bản fax in ra có thể nhạt hơn một chút nhưng sẽ giúp tiết kiệm đáng kể lượng mực tiêu thụ.
Để kích hoạt chế độ tiết kiệm mực, nhấn “Menu / set”, sau đó nhập “1”, “6”, “1”. Dùng phím mũi tên hướng lên để chọn “ON” (bật chế độ) hoặc mũi tên hướng xuống để chọn “OFF” (tắt chế độ). Sau khi lựa chọn, nhấn “Menu / set” để hoàn tất lưu cài đặt. Cuối cùng, nhấn “Stop / Exit” để thoát khỏi chương trình cài đặt.
Ngoài ra, máy fax Brother 2840 còn có chế độ tiết kiệm điện năng bằng cách đưa máy vào trạng thái nghỉ (Stand By) sau một khoảng thời gian định trước. Điều này giúp giảm thiểu lượng điện tiêu thụ khi máy không hoạt động. Để cài đặt thời gian chờ này, nhấn “Menu / set”, sau đó nhập “1”, “6”, “2”. Nhập thời gian chờ mong muốn trước khi máy vào trạng thái nghỉ. Sau đó, nhấn “Menu / set” để lưu cài đặt và nhấn “Stop / Exit” để thoát khỏi chương trình cài đặt.
Quản Lý Danh Bạ và Các Tính Năng Gọi Nhanh Trên Máy Fax Brother 2840
Việc lưu trữ và quản lý danh bạ hiệu quả trên máy fax Brother 2840 giúp tiết kiệm thời gian đáng kể, đặc biệt khi bạn cần gửi fax thường xuyên đến cùng một đối tác hoặc nhiều địa chỉ cùng lúc. Các tính năng gọi trực tiếp, danh bạ và gửi fax theo nhóm được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.
Lưu Số Vào Phím Gọi Trực Tiếp (One-Touch Dial)
Máy fax Brother 2840 cho phép lưu tối đa 20 số vào các phím gọi trực tiếp, giúp bạn gửi fax hoặc thực hiện cuộc gọi nhanh chóng chỉ bằng một lần nhấn. Để thiết lập, nhấn “Menu / set”, sau đó nhập “2”, “3”, “1”. Màn hình sẽ hiển thị “1.ONE – TOUCH Dial”. Tiếp theo, nhấn phím số quay trực tiếp mà bạn muốn lưu số fax vào. Máy 2840 có 10 phím quay số trực tiếp; để truy cập các số từ 11 đến 20, bạn cần sử dụng kèm với phím “Shift”.
Sau khi chọn phím, nhập số fax cần lưu và nhấn “Menu / set”. Nếu muốn, bạn có thể nhập tên công ty cần lưu (tối đa 15 ký tự) để dễ dàng nhận diện. Tuy nhiên, bước này có thể bỏ qua nếu không có nhu cầu. Nhấn “Menu / set” để lưu. Bạn có thể lặp lại các bước này để lưu thêm các số khác hoặc nhấn “Stop / Exit” để thoát cài đặt.
Để sử dụng tính năng quay số nhanh, đặt văn bản cần gửi vào khay nạp tài liệu với bề mặt chữ úp xuống. Sau đó, nhấn vào phím quay số trực tiếp đã lưu và nhấn phím “Start” để gửi fax.
Lưu Số Vào Danh Bạ (Speed Dial)
Với khả năng lưu trữ lên đến 200 số, danh bạ là công cụ quản lý liên hệ mở rộng cho máy fax Brother 2840, lý tưởng cho các doanh nghiệp có lượng đối tác lớn. Để thêm số vào danh bạ, nhấn “Menu / set”, sau đó nhập “2”, “3”, “2”. Nhập hai chữ số (từ 01 đến 200) cho vị trí lưu và nhấn “Menu / set”. Nhập số fax cần lưu và nhấn “Menu / set”. Tương tự như gọi trực tiếp, bạn có thể nhập tên để nhận diện (lưu ý các tên này phải ứng với số fax). Bước này cũng có thể bỏ qua. Nhấn “Menu / set” và lặp lại từ bước hai để thêm các tài khoản khác hoặc nhấn “Stop / Exit” để thoát cài đặt.
Khi muốn gửi fax từ danh bạ gián tiếp, đặt văn bản cần gửi vào khay nạp tài liệu. Nhấn phím “Search / Speed Dial”, sau đó dùng phím mũi tên hướng sang trái hoặc phải để tìm tên hoặc số fax mong muốn. Hoặc bạn có thể quay số bằng cách nhấn phím “#” kết hợp với hai số ứng với số thứ tự của số fax cần gửi có sẵn trong danh bạ. Cuối cùng, nhấn phím “Start” và văn bản sẽ tự động được chuyển đi.
Lưu Số Vào Theo Nhóm (Broadcasting)
Chức năng gửi fax theo nhóm (Broadcasting) là giải pháp tối ưu cho việc gửi cùng một văn bản đến nhiều công ty hoặc doanh nghiệp cùng một lúc, tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Trước khi sử dụng, bạn cần đảm bảo rằng tất cả các số fax thành viên của nhóm đã được cài đặt vào bộ nhớ nhanh (Speed Dial) hoặc bộ nhớ trực tiếp (One-Touch Dial).
Để cài đặt nhóm, nhấn “Menu / set”, sau đó nhập “2”, “3”, “3”. Màn hình sẽ hiển thị “3. Setup Groups”. Chọn một phím One-touch bất kỳ để đặt tên cho nhóm (ví dụ: chọn One-touch 1). Nhấn phím “1” để đặt nhóm 1 (Setup Group: G01). Nhấn “Menu / set”. Sau đó, nhập các số vào trong nhóm bằng cách nhấn vị trí nhớ trực tiếp hoặc dùng “SEARCH / SPEED DIAL” để chọn số từ bộ nhớ nhanh.
Tiếp tục nhấn “SEARCH / SPEED DIAL”, sau đó nhấn vị trí số cần chọn (ví dụ: G01 004#009). Nhấn “Menu / set” để cài đặt tên cho nhóm đó. Cuối cùng, nhấn “Menu / set” để hoàn tất cài đặt. Để thoát khỏi chương trình, hãy nhấn “Stop / Exit”.
Cài Đặt Chế Độ Khóa Bàn Phím Và Bảo Mật Bộ Nhớ Máy Fax Brother 2840
Bảo mật thông tin là yếu tố cực kỳ quan trọng trong môi trường văn phòng, đặc biệt khi xử lý các tài liệu nhạy cảm. Chế độ khóa bàn phím và bảo mật bộ nhớ trên máy fax Brother 2840 giúp ngăn chặn truy cập trái phép và đảm bảo tính riêng tư cho các bản fax.
Cài Đặt Khóa Bàn Phím
Để cài đặt khóa bàn phím, nhấn “Menu / Set”, sau đó nhập “1”, “8”, “1”. Màn hình sẽ hiển thị “1.TX Lock”. Nhập mật khẩu gồm 4 ký tự số (từ 0 đến 9) mà bạn muốn sử dụng. Nhấn phím “Menu / Set” để xác nhận. Để xác định lại mật khẩu, bạn cần nhập lại 4 ký tự vừa nhập một lần nữa. Sau đó, nhấn “Menu / Set” và nhấn “Stop / Exit” để thoát khỏi cài đặt. Việc này sẽ kích hoạt chế độ khóa, yêu cầu mật khẩu mỗi khi muốn thực hiện các chức năng gửi fax.
Thay Đổi Mật Khẩu Khóa Bàn Phím
Nếu bạn muốn thay đổi mật khẩu khóa bàn phím để tăng cường bảo mật hoặc vì lý do nào đó, quy trình cũng khá đơn giản. Nhấn “Menu / Set”, sau đó nhập “1”, “8”, “1”. Chọn “Set Password”. Nhấn phím “Menu / Set”, mật khẩu cũ sẽ hiển thị trên màn hình. Nhập lại 4 ký tự của mật khẩu hiện hành. Nhấn “Menu / Set”.
Tiếp theo, nhập mật khẩu mới (cũng gồm 4 ký tự số từ 0 đến 9). Nhấn “Menu / Set” một lần nữa và nhập lại 4 ký tự của mật khẩu mới để xác định lại. Nhấn “Menu / Set” để lưu cài đặt mới và nhấn phím “Stop / Exit” để thoát khỏi cài đặt.
Kích Hoạt Chế Độ Bảo Mật Bộ Nhớ
Chế độ bảo mật bộ nhớ đảm bảo rằng các tài liệu trong bộ nhớ máy fax không thể bị truy cập hoặc gửi đi mà không có sự cho phép. Để kích hoạt chế độ này, nhấn “Menu / Set”, sau đó nhập “1”, “8”, “1”. Nhấn hoặc chọn “Set Tx Lock”. Nhấn “Menu / Set”. Nhập mật khẩu (mật khẩu này phải giống với mật khẩu bạn đã cài đặt cho chế độ khóa bàn phím). Nhấn phím “Menu / Set”. Màn hình sẽ hiển thị “Tx Lock Mode”, cho biết chế độ bảo mật đã được kích hoạt.
Cách Gỡ Bỏ Mật Mã (Bỏ Chế Độ Bảo Mật Bộ Nhớ)
Khi không còn nhu cầu sử dụng chế độ bảo mật bộ nhớ hoặc muốn tạm thời tắt nó, bạn có thể dễ dàng gỡ bỏ mật mã. Nhấn “Menu / Set”. Nhập mật khẩu gồm 4 ký tự (mật khẩu này phải đúng với mật khẩu bạn đã cài đặt). Nhấn “Menu / Set”. Màn hình sẽ trở về trạng thái bình thường, cho phép bạn truy cập các chức năng của máy fax mà không cần mật khẩu.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Gửi Fax Đi Trên Máy Brother 2840
Gửi fax là một trong những chức năng cốt lõi của máy Brother 2840. Việc nắm rõ cả hai phương pháp gửi fax – thủ công và tự động – sẽ giúp bạn linh hoạt hơn trong công việc và xử lý tài liệu hiệu quả.
Gửi Fax Theo Cách Thủ Công
Phương pháp gửi fax thủ công thường được sử dụng khi bạn cần xác nhận tín hiệu fax từ phía người nhận hoặc khi bạn cần nói chuyện trực tiếp với họ trước khi gửi tài liệu. Đầu tiên, đặt văn bản bạn muốn gửi vào khay nạp tài liệu, đảm bảo bề mặt chữ úp xuống. Nhấn phím “Hook / Hold”. Sau đó, quay số fax cần gửi, có thể là số trực tiếp trên bàn phím hoặc chọn các số/tên đã lưu trước đó trong danh bạ hoặc phím gọi nhanh.
Nếu đầu dây bên kia có tín hiệu fax (thường là tiếng “bíp bíp” đặc trưng), bạn chỉ việc nhấn phím “Start” và gác ống nghe. Máy sẽ tự động chuyển văn bản đi. Trong trường hợp đầu dây bên kia có người nhấc máy, hãy yêu cầu họ cho tín hiệu fax, sau đó bấm phím “Start” và gác máy. Quá trình này giúp bạn kiểm soát và xác nhận việc gửi fax một cách chủ động.
Gửi Fax Tự Động
Phương pháp gửi fax tự động là lựa chọn phổ biến và nhanh chóng nhất cho các tác vụ hàng ngày. Nó đơn giản hóa quy trình và giảm thiểu thao tác của người dùng. Tương tự như gửi thủ công, bạn đặt văn bản cần gửi vào khay nạp tài liệu, với bề mặt chữ úp xuống. Tiếp theo, quay số fax cần gửi. Cuối cùng, nhấn phím “Start” để bắt đầu gửi. Máy sẽ tự động thực hiện cuộc gọi, nhận diện tín hiệu fax và chuyển văn bản đi mà không cần sự can thiệp thêm từ bạn sau khi nhấn “Start”.
Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Nhận Fax Đến Trên Máy Brother 2840
Máy fax Brother 2840 cung cấp nhiều chế độ nhận fax khác nhau, cho phép bạn tùy chỉnh theo nhu cầu và môi trường làm việc của mình. Việc hiểu rõ từng chế độ giúp bạn quản lý hiệu quả các cuộc gọi đến, phân biệt giữa cuộc gọi thoại và fax, và đảm bảo không bỏ lỡ tài liệu quan trọng.
Nhận Fax Trong Chế Độ Thủ Công (Manual)
Khi máy đang ở chế độ chờ (hiển thị trên màn hình) và có tín hiệu chuông điện thoại, bạn nhấc máy và thực hiện cuộc đàm thoại như bình thường. Đây là chế độ lý tưởng khi bạn muốn kiểm soát trực tiếp việc nhận fax. Có hai trường hợp phổ biến:
Nếu đầu dây bên kia yêu cầu bạn cấp tín hiệu fax, việc bạn cần làm là nhấn phím “Start” và đồng thời gác máy. Sau đó, thiết bị sẽ tự động tiến hành nhận fax và in ra.
Trường hợp thứ hai, nếu đầu dây bên kia không có giọng nói mà thay vào đó là những tiếng “bíp bíp” cách nhau khoảng 1-2 giây (tín hiệu báo có fax gửi đến), bạn cũng nhấn phím “Start” và đồng thời gác máy. Thiết bị sẽ nhận fax và in ra.
Nhận Fax Trong Chế Độ Fax Only
Chế độ “Fax Only” được thiết kế đặc biệt cho những văn phòng chỉ muốn sử dụng máy fax để nhận tài liệu fax mà không muốn nhận các cuộc gọi thoại. Trong chế độ này, sau một số hồi chuông đã được cài đặt trước, máy sẽ tự động nhận fax mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào từ người dùng. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng máy sẽ không nhận các cuộc gọi thoại trong chế độ này. Điều này đảm bảo hiệu suất tối đa cho việc xử lý fax nhưng có thể bỏ lỡ các cuộc gọi thoại quan trọng nếu bạn không có điện thoại riêng.
Nhận Fax Trong Chế Độ Fax / Tel
Chế độ “Fax / Tel” là lựa chọn linh hoạt cho các văn phòng có một đường dây điện thoại chung cho cả fax và thoại. Máy sẽ đổ chuông một số hồi chuông tương ứng với cài đặt của bạn. Nếu cuộc gọi là tín hiệu fax, máy sẽ tự động nhận sau số hồi chuông đó. Nếu cuộc gọi là tín hiệu thoại, máy sẽ tiếp tục đổ chuông báo hiệu điện thoại trong một khoảng thời gian được cài đặt ở “F / T Ring Time”. Điều này giúp bạn có thời gian nhấc máy nếu đó là một cuộc gọi thoại.
Bạn có thể chủ động tiếp nhận fax khi có chuông điện thoại gọi đến, với cách làm tương tự như trong chế độ thủ công (Manual). Chế độ này giúp cân bằng giữa việc nhận fax tự động và khả năng trả lời cuộc gọi thoại cá nhân.
Chế Độ External TAD Khi Nhận Fax
Chế độ “External TAD” (Telephone Answering Device) là một tính năng nâng cao cho phép nối máy fax Brother 2840 của bạn với một thiết bị phát thông báo vắng nhà và ghi âm tin nhắn bên ngoài. Trong chế độ này, khi có người gọi đến số máy fax của bạn, họ sẽ nghe máy phát câu thông báo mà bạn đã ghi âm trước đó (ví dụ: “Tôi hiện đang bận, vui lòng để lại tin nhắn… tôi sẽ gọi lại cho bạn khi có thể, xin cảm ơn…!”). Nếu người gọi gửi fax, thiết bị TAD sẽ phát ra tín hiệu đặc biệt để máy fax Brother 2840 nhận biết và tự động chuyển sang chế độ nhận fax. Chế độ này hữu ích cho các văn phòng nhỏ hoặc cá nhân không thường xuyên có mặt để trả lời điện thoại, đảm bảo không bỏ lỡ tin nhắn thoại hoặc bản fax.
Bảo Trì và Nâng Cấp Máy Fax Brother 2840 Để Tối Ưu Hiệu Suất
Việc bảo trì định kỳ và hiểu rõ về các bộ phận tiêu hao là chìa khóa để kéo dài tuổi thọ và duy trì hiệu suất hoạt động ổn định của máy fax Brother 2840. Một thiết bị được bảo dưỡng tốt sẽ ít gặp sự cố hơn, đảm bảo luồng công việc không bị gián đoạn và tối ưu hóa chi phí vận hành lâu dài.
Chọn Giấy và Vật Tư Tiêu Hao Phù Hợp
Chất lượng giấy đóng vai trò quan trọng đến chất lượng bản in và tuổi thọ của máy. Luôn sử dụng loại giấy được nhà sản xuất khuyến nghị, thường là giấy A4 tiêu chuẩn 70-80gsm. Giấy quá mỏng hoặc quá dày có thể gây kẹt giấy hoặc mòn các bộ phận bên trong. Kiểm tra kỹ lưỡng các khuyến nghị về loại giấy đặc biệt, như giấy Legal hoặc Folio, và cách nạp chúng vào khay giấy.
Đối với vật tư tiêu hao, máy fax Brother 2840 sử dụng hộp mực và trống mực riêng biệt. Điều này cho phép bạn chỉ thay thế bộ phận cần thiết khi hết hoặc hỏng, giúp tiết kiệm chi phí hơn so với các hệ thống mực in liền trống. Luôn sử dụng hộp mực và trống mực chính hãng Brother để đảm bảo chất lượng in ấn tốt nhất và tránh gây hư hỏng cho máy. Hộp mực chính hãng cũng đảm bảo hiệu suất làm việc ổn định và không ảnh hưởng đến chế độ bảo hành của thiết bị.
Vệ Sinh Định Kỳ Máy Fax
Vệ sinh định kỳ là rất quan trọng để duy trì hiệu suất hoạt động của máy. Bụi bẩn, mảnh giấy vụn và cặn mực có thể tích tụ bên trong máy, gây ra các vấn đề như kẹt giấy, chất lượng in kém hoặc lỗi cảm biến.
Cách vệ sinh:
- Vệ sinh bên ngoài: Sử dụng khăn mềm, ẩm để lau sạch bề mặt ngoài của máy. Tránh dùng các hóa chất tẩy rửa mạnh có thể làm hỏng vỏ máy.
- Vệ sinh khay giấy: Thường xuyên kiểm tra và loại bỏ bụi bẩn hoặc mảnh giấy vụn trong khay giấy.
- Vệ sinh kính quét (nếu có chức năng scan): Sử dụng vải mềm không xơ và nước lau kính chuyên dụng để lau sạch bề mặt kính quét, đảm bảo các bản sao chụp hoặc fax có chất lượng rõ nét.
- Vệ sinh trống mực: Làm theo hướng dẫn trong sách hướng dẫn sử dụng để vệ sinh trống mực một cách an toàn, loại bỏ cặn mực bám vào mà không làm hỏng bề mặt nhạy cảm của trống.
Xử Lý Các Sự Cố Thường Gặp
Mặc dù máy fax Brother 2840 được thiết kế để hoạt động bền bỉ, nhưng đôi khi vẫn có thể xảy ra các sự cố nhỏ. Việc nắm được cách xử lý chúng sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng mà không cần đến sự hỗ trợ kỹ thuật.
- Kẹt giấy: Đây là sự cố phổ biến nhất. Đầu tiên, tắt máy và rút phích cắm điện. Mở các nắp tiếp cận và nhẹ nhàng kéo giấy bị kẹt ra theo chiều của đường đi giấy, tránh làm rách giấy. Kiểm tra kỹ không còn mảnh giấy vụn nào bên trong.
- Chất lượng bản in kém: Có thể do mực yếu, trống mực bẩn hoặc hỏng. Thử thay hộp mực mới, vệ sinh trống mực hoặc kiểm tra cài đặt chế độ tiết kiệm mực.
- Không gửi/nhận fax được: Kiểm tra kết nối đường dây điện thoại, đảm bảo nó được cắm chặt vào cả máy và ổ cắm tường. Kiểm tra lại số fax đã quay. Xác minh chế độ nhận fax của máy (thủ công, fax only, fax/tel).
Tối Ưu Hóa Chức Năng PC Fax Và Sao Chụp
Máy Brother 2840 không chỉ là một máy fax độc lập mà còn có thể kết nối với máy tính để thực hiện PC Fax và sao chụp tài liệu.
- PC Fax: Cho phép bạn gửi tài liệu trực tiếp từ máy tính mà không cần in ra giấy trước. Điều này tiết kiệm giấy, mực và thời gian. Để sử dụng, bạn cần cài đặt driver PC Fax của Brother 2840 trên máy tính. Sau đó, khi cần fax, bạn chỉ cần chọn “Brother PC-FAX” làm máy in từ ứng dụng của mình và điền thông tin người nhận.
- Chức năng sao chụp: Máy 2840 cũng có khả năng sao chụp tài liệu. Đặt tài liệu vào khay nạp tài liệu ADF hoặc trên mặt kính (nếu có), chọn số lượng bản sao và nhấn nút “Copy” hoặc “Start”. Máy sẽ nhanh chóng tạo ra các bản sao chất lượng cao.
Việc tận dụng các chức năng này giúp tích hợp máy fax vào quy trình làm việc kỹ thuật số của văn phòng, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu lãng phí.
Kết Luận
Việc thành thạo cách sử dụng máy fax Brother 2840 là một kỹ năng cần thiết cho bất kỳ văn phòng hoặc doanh nghiệp nào đang tìm kiếm một giải pháp liên lạc hiệu quả và đáng tin cậy. Từ quy trình lắp đặt chi tiết đến các cài đặt cơ bản, quản lý danh bạ, tính năng bảo mật và các hướng dẫn gửi/nhận fax, mỗi bước đều đóng góp vào việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc. Máy fax Brother 2840 không chỉ là một thiết bị đa năng nhỏ gọn, giúp tiết kiệm diện tích mà còn giảm đáng kể thời gian chờ đợi tài liệu. Bằng cách áp dụng các hướng dẫn này, doanh nghiệp có thể khai thác tối đa tiềm năng của thiết bị, đảm bảo luồng thông tin thông suốt và đạt được hiệu quả vận hành vượt trội.
Ngày Cập Nhật Mới Nhất: Tháng 10 16, 2025 by Cơ khí Quốc Cường
Chuyên gia cơ khí chính xác tại Cơ khí Quốc Cường – là một trong những công ty hàng đầu Việt Nam chuyên sâu về sản xuất, gia công cơ khí.